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Archives des notaires

COUP D’OEIL SUR LES ARCHIVES NOTARIALES

La consultation de l’état-civil, puis des registres paroissiaux, constitue la base de toute réalisation généalogique. Cependant, il convient ensuite de compléter ces recherches et de remonter encore plus loin dans le temps par d’autres sources. La première de celles-ci est constituée par les archives notariales.

Comme pour l’état-civil, les actes notariés de moins de 100 ans ne sont communicables qu’aux parties ou à leurs descendants (loi du 03 janvier 1979). Ceux-ci sont généralement conservés par le notaire, tandis que les minutes de plus de 100 ans sont déposées aux Archives Départementales et deviennent publiques. Les archives notariales qui constituent aujourd’hui le fonds le plus important de nombre de dépôts et, par la qualité et la précision de leurs informations, ont un énorme intérêt documentaire, social et économique. Dans notre région, on trouve encore de nombreux actes du 16ème siècle qui apporteront un maximum de renseignements relatifs à la vie de nos ancêtres.

Pour le généalogiste, l’acte notarié le plus instructif est sans aucun doute le contrat de mariage. Le plus souvent, celui-ci est passé quelques jours (ou quelques semaines) avant la cérémonie religieuse. Il est généralement rédigé lorsque les futurs époux sont de familles au moins aisées ou lorsque l’un des futurs époux est veuf et doit protéger les intérêts des enfants issus de sa première union ou encore lorsque l’un des époux est étranger à la région. Mais ces cas ne sont pas limitatifs. Par expérience, j’estime que l’on peut retrouver un contrat de mariage pour 7 à 8 mariages religieux. Outre la situation financière des familles, que l’on peut apprécier en fonction des donations faites aux futurs mariés, ce document indique les noms des parents et celui des témoins, avec les liens de parenté qui unissent les différentes personnes. Les minutes notariales sont bien souvent plus anciennes que les registres paroissiaux et permettent en conséquence de retrouver plusieurs générations supplémentaires.

Il ne faut pas pour autant négliger les autres actes notariés. Le testament est aussi riche de renseignements. D’une manière générale, il faut consulter tous les actes, quelle que soit leur nature. Ainsi, par exemple, outre son intérêt de documentation, un ancêtre direct pour la location d’une terre pourra être assisté de son frère, qui lui-même aura passé un contrat de mariage. Ainsi, on pourra connaître l’identité des parents des deux frères.

Il faut aussi noter que les notaires n’étaient pas les seuls à rédiger des actes. Parfois, les curés passaient également des contrats de mariage ou des testaments de leurs paroissiens.

A lire ce qui précédé, on peut penser que retrouver un acte notarié relève de la course d’obstacles. Or, il existe des moyens pour résoudre, partiellement, la difficulté :
— les tables, de contrats de mariage le plus souvent, établies par les associations généalogiques locales.
— les répertoires, lorsqu’ils existent encore, donnent annuellement l’ordre chronologique des différents actes passés devant le notaire.
— l’insinuation
— le contrôle des actes et l’enregistrement

L’insinuation

Service officiel crée en 1539 et complètement organisé en 1703, l’Insinuation consistait en l’inscription sur un registre des dispositions des actes dont le public avait intérêt à avoir connaissance : donations, legs, émancipations, légitimations, nominations de curateurs, etc... Les registres étaient publics et l’inscription avait lieu au Bureau des Insinuations dont dépendait le lieu de situation du bien concerné. L’insinuation donnera soit la copie intégrale des actes, soit une transcription d’extraits.

Le contrôle des actes

Institué par l’Edit de Villers-Cotterêts (1539) et rendu obligatoire par l’édit royal de mars 1693, le contrôle des actes avait pour but d’identifier les actes passés et d’éviter les fraudes à leur encontre. Il portait tout à fois sur les actes notariés, les actes judiciaires et les actes sous seing privé (ces derniers devant être contrôlés pour être produits en justice). Son champ est donc plus étendu que celui des simples actes notariés. C’est généralement dans le mois suivant la passation de l’acte que celui-ci était soumis au contrôle, mais des retards de plusieurs mois, ou même de plusieurs années, pouvaient ponctuellement se produire. Les renseignements fournis par le contrôle sont importants et indiquent : la nature de l’acte, les noms des parties, le nom et le lieu de résidence du notaire, la date de l’acte et du contrôle et le montant des droits perçus. Les formalités avaient lieu ou bureau dont dépendait le lieu de résidence du notaire. Tous les actes des notaires furent obligatoirement soumis au contrôle après 1693 et les employés de chaque bureau devaient tenir des registres sur lesquels étaient consignés tous les actes dans l’ordre de leur communication par les notaires. Les différentes tables du contrôle des actes tenues étaient :
— table des acquéreurs
— tables des actes donnant ouverture aux droits éventuels après décès
— table des baux
— table des baux des gens de mainmorte
— table des contrats de mariages
— table des co-partageants
— table des décès
— table des donateurs décédés
— table des donations
— table des extraits de sépulture
— table des inscriptions
— table des inventaires
— table des mutations par successions collatérales
— table des partages
— table des successions
— table des testaments contrôlés
— table des testaments non contrôlés sujets à l’enregistrement seulement après le décès du donateur
— table des vendeurs
— table des usufruitiers

Le classement de toutes ces tables est alphabétique suivant la première lettre de chaque nom, puis chronologique au sein de chaque lettre. La mention d’un acte ayant été découverte, il conviendra de relever le nom du notaire, le lieu où il exerce et la date. On demandera alors la minute correspondante, si celle-ci a été déposée ou si elle existe encore.

L’enregistrement

L’administration de l’Enregistrement a remplacé celle du contrôle des actes de l’Ancien Régime. Elle a pour but de donner une publicité aux actes vis à vis des tiers permet à I’Etat de percevoir des droits. Les registres de l’enregistrement sont conservés aux Archives Départementales dans la sous-série 3Q. Ils sont établis suivant le type d’actes. Les tables, les mêmes que précédemment, offrent cependant quelques particularités :
— la table des oppositions et des levées de scellés a existé du Premier Empire à 1824
— une table des tutelles et curatelles existe
— la table des successions et absences a été créée en 1824. Elle remplace la table des décès, la table des oppositions et des levées, la table des inventaires après décès, la table des tutelles et curatelles et la table des successions acquittées.

Une fois l’acte situé, il conviendra de procéder comme pour le contrôle des actes. A une exception près (celle des baux), toutes les tables disparurent en 1865 pour être remplacées par le Sommier du Répertoire Général.

Dans le Nord, il y a 46 bureaux d’Enregistrement. Les documents conservés concernent tous les actes de 1791 à 1899 : actes civils publics, actes sous seing privé, judiciaires, de successions, table des vendeurs et acquéreurs, de successions, des baux, des contrats de mariages, des testaments, des partages et copartageants, des donations, des créances hypothécaires, répertoires généraux.

Le notariat dans le Nord

Il s’agit naturellement ici d’un aperçu sommaire de celui-ci. L’institution du notariat dans les Flandres se développa surtout à partir de l’occupation bourguignonne et fut réglementée par Charles Quint puis par Louis XIV en 1671 et 1696. En 1792, il existait 129 études dans le Nord, chiffre qui passa à 190 en 1880 (actuellement 221 étude et 56 sociétés notariales).

Les minutes des notaires nordistes sont classées dans les séries E et J des Archives Départementales et font l’objet de répertoires chronologiques et par études. Ont notamment été versés les tabellions :
— d’Hondschoote, en flamand, qui remonte à 1662
— de Bouchain
— de Cambrai qui remonte à 1628, a été partiellement endommagé lors de la première guerre mondiale (côte 2 E 26) et été partiellement dépouillé.
— de Douai (qui débute vers 1509)
— de Lille (début en 1580), qui a fait l’objet d’un dépouillement systématique et de tables alphabétiques
— La Bassée
— Le Quesnoy (début en 1692)
— Avesnes (début en 1665)
— Saint Amand (début en 1628)
— Maubeuge

Précisons enfin que le gros des notaires de Dunkerque et de la Flandre Maritime a été détruit lors de l’incendie de la bibliothèque municipale en 1929.

Bernard BRUNET

Article paru dans Nord Généalogie n°150 1998/1



  • Article publié le mardi 22 juin 2010
  • par Christophe Yernaux
  • Dernière mise à jour le 17 novembre 2010

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